Gestion des stocks horeca

Gestion des stocks horeca : commander sans devoir se souvenir de ce qui manque.

En bref
Prix
Gratuit jusqu’à 10 employés · Pro 19 €/mois · Ultra 39 €/mois (HTVA)
Départ
Chaque nouvel établissement reçoit 30 jours d’Ultra, sans carte
Contrat
Aucun — résiliable chaque mois, sans frais de mise en route
Dimona
Export vers votre secrétariat social (pas de déclaration directe)
Pour qui
Cafés, restaurants, bars, hôtels — et toute équipe qui travaille en shifts
Essayer maintenantOu voir les tarifs

SuperHoreca est gratuit jusqu’à 10 membres du personnel et un établissement, et chaque nouveau compte reçoit 30 jours d’Ultra, sans carte. Les commandes et la boucle de stock font partie de chaque formule, y compris la formule gratuite.

Votre équipe signale sur son téléphone ce qui s’épuise. Vous voyez, fournisseur par fournisseur, ce qu’il faut commander, et chaque fournisseur reçoit un seul e-mail avec sa part.

Commander de mémoire, à la fermeture

Dans beaucoup d’établissements, commander, c’est un message WhatsApp au fournisseur, tapé après le dernier service, de mémoire. Ce dont vous vous souvenez y figure. Ce que vous avez oublié, vous le découvrez le vendredi soir, quand il n’y a plus de tonic et que la prochaine livraison n’arrive que lundi.

L’inverse arrive tout autant. Quand on ne sait pas exactement ce qu’il reste en cave, on commande un casier de plus, par sécurité, et cet argent dort des semaines sur une étagère. Compter aide, jusqu’au moment où la feuille de comptage a disparu le lendemain.

Le problème vient rarement du fournisseur. L’information est éparpillée : chez le membre du personnel qui a vu qu’il n’y avait plus de citrons verts, dans un téléphone, sur un papier à côté de la caisse. SuperHoreca rassemble tout sur une liste, par fournisseur, avec pour chaque produit ce qu’il reste et ce qu’il devrait y avoir.

Votre équipe signale, vous commandez

Un membre du personnel qui voit un produit s’épuiser touche Signaler dans l’app et tape ce qu’il voit : chardonnay, citrons verts, tonic. Plusieurs produits d’un coup, avec une quantité s’il la connaît et une note si elle aide. Pendant qu’il tape, l’app lui propose les produits de votre catalogue.

Ces signalements arrivent sur votre liste de commande, regroupés par fournisseur. Si trois personnes voient le même casier vide, cela reste une seule ligne, marquée « Signalé 3× ». L’envoi revient à un manager : un membre du personnel signale, peut retirer son propre signalement, mais ne commande rien lui-même.

Si l’app ne sait pas encore chez quel fournisseur un produit se commande, il se range sous « Non attribué ». Vous choisissez une fois le fournisseur, et le catalogue s’en souvient : le prochain signalement de ce produit part tout seul chez le bon fournisseur. Vous pouvez aussi fixer un fournisseur par défaut pour les nouveaux produits d’une catégorie, les boissons par exemple.

À quoi ça ressemble

Le catalogue de produits sur un téléphone, filtré sur le stock bas : tonic, café en grains et pils, chacun avec une barre qui compare ce qu’il reste au niveau plein, et en bas un bouton pour commander le reste
Le catalogue de l’établissement de démonstration (ici en néerlandais, l’app existe aussi en français), filtré sur le stock bas : ce qu’il reste face au plein.

La boucle de stock : commander jusqu’au plein

Pour chaque produit, vous fixez ce que « plein » veut dire chez vous, dans l’unité que vous comptez : bouteilles, casiers, kilos. À côté figure ce qu’il reste. La barre montre l’écart, et le filtre Stock bas affiche tout ce qui est à la moitié ou en dessous.

Quand vous mettez un tel produit sur la liste depuis le catalogue, l’app remplit elle-même la quantité qui vous ramène au plein : le plein, moins ce qu’il reste, moins ce qui est déjà commandé et pas encore livré. Ce qui est parti lundi ne se recommande donc pas mercredi. Dans la vue Stock bas, un seul bouton met sur la liste tout ce qui n’est pas encore commandé.

Soyons clairs sur ce qui n’y est pas : SuperHoreca n’est pas relié à votre caisse et ne sait donc pas ce qui a été vendu. Le stock bouge de deux façons : une livraison réceptionnée s’y ajoute, un recomptage fixe le chiffre. Un comptage de plus de trois semaines affiche son âge : vous savez ainsi quand le chiffre était juste pour la dernière fois.

De la liste à la livraison

  1. 1

    Ajoutez vos fournisseurs

    Nom, adresse e-mail, numéro de téléphone et, s’ils en ont une, leur boutique en ligne. Si vous indiquez les jours de commande, l’heure limite et le délai de livraison, la liste affiche par exemple « Commander avant 11:00 → livre jeu. ». C’est un aide-mémoire : il ne bloque jamais un envoi.

  2. 2

    Relisez la liste

    Ajustez les quantités et les notes, et choisissez un fournisseur pour ce qui n’est pas encore attribué. Pour refaire la dernière commande chez un fournisseur, une option du menu remet ses articles sur la liste.

  3. 3

    Envoyez

    Envoyer les commandes crée un e-mail par fournisseur, avec le nom de votre établissement comme expéditeur, dans la langue de votre établissement, avec une référence, le jour de livraison souhaité et votre adresse en bas. Vous en recevez une copie, et la personne qui avait signalé un produit est prévenue qu’il est commandé.

  4. 4

    Lisez la réponse

    Si le fournisseur répond à l’e-mail, sa réponse s’affiche sur cette commande dans l’app et arrive aussi dans votre propre boîte mail. Vous pouvez lui répondre depuis la commande.

  5. 5

    Réceptionnez la livraison

    Décochez ce qui manquait : ces produits reviennent aussitôt sur la liste de commande. Une remarque sur une caisse abîmée va dans les notes du jour de l’équipe, et ce qui est arrivé s’ajoute au stock des produits que vous suivez. Une réception enregistrée par erreur peut être annulée.

Plutôt WhatsApp ou la boutique en ligne ?

Certains fournisseurs préfèrent WhatsApp. Si un fournisseur a un numéro de téléphone, SuperHoreca ouvre WhatsApp avec la commande déjà rédigée, et c’est vous qui appuyez sur envoyer. Pas besoin de compte WhatsApp Business. Si un fournisseur travaille avec une boutique en ligne, le lien s’affiche à côté de son nom sur la liste.

Il n’existe pas aujourd’hui de connexion directe avec les systèmes d’un grossiste. Une commande part par e-mail à l’adresse du fournisseur lui-même, ou par un message WhatsApp envoyé depuis votre téléphone. Ce qui est connecté est détaillé sur la page intégrations.

À côté de votre planning, pas dans un logiciel à part

Les commandes vivent dans la même app que votre planning et votre pointeuse. L’équipe que vous planifiez avec le logiciel de planning et qui pointe grâce à l’enregistrement du temps signale aussi ce qui manque. Ce que cette équipe coûte par jour se lit sur la page coût du personnel horeca.

Si vous cherchez des fiches techniques, un coût de revient par plat et un décompte par la caisse, MarketMan et Apicbase sont faits pour cela. La comparaison avec SuperHoreca se trouve sur alternative à MarketMan et alternative à Apicbase.

Questions fréquentes

Les commandes et le stock sont-ils compris dans la formule gratuite ?

Oui. La liste de commande, le catalogue, la boucle de stock, la réception des livraisons et l’envoi par e-mail ou WhatsApp font partie de chaque formule, y compris Free. Free est gratuit jusqu’à 10 membres du personnel et un établissement, avec un seul manager, qui envoie les commandes. Plusieurs managers, c’est à partir de Pro.

Mon équipe doit-elle installer une application pour signaler un produit ?

Non. Elle ouvre superhoreca.app dans le navigateur du téléphone et touche Signaler. Ceux qui préfèrent une icône sur l’écran d’accueil trouvent SuperHoreca sur le Play Store.

SuperHoreca sait-il ce qui a été vendu ?

Non. Il n’y a pas de connexion avec votre caisse, donc l’app ne voit pas ce qui quitte l’étagère. Le stock augmente quand vous réceptionnez une livraison et prend un nouveau chiffre quand vous recomptez. C’est pour cela qu’un ancien comptage affiche son âge.

Y a-t-il une connexion avec mon grossiste ?

Non, pas aujourd’hui. Une commande part par e-mail à l’adresse du fournisseur lui-même, ou par un message WhatsApp que vous envoyez. Si le fournisseur répond à l’e-mail, sa réponse revient bien sur la commande dans l’app.

Puis-je suivre les prix ?

Oui, par ligne, si vous le souhaitez. Quand chaque ligne d’un fournisseur a un prix, le récapitulatif avant l’envoi affiche le total ; s’il en manque un, il n’affiche pas de total. Les prix ne figurent pas dans l’e-mail au fournisseur.

J’ai déjà une liste de produits. Dois-je tout retaper ?

Non. Collez la liste, un produit par ligne : votre carte, une facture, une ancienne commande. L’import retire les prix et les puces, et ce qui existe déjà dans votre catalogue, ou y ressemble fort, est décoché.

Ajoutez votre fournisseur et vos produits habituels, et laissez votre équipe signaler ce soir ce qui manque. Gratuit jusqu’à 10 membres du personnel, et les 30 premiers jours avec tout Ultra, sans carte.

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