Personeelsplanning voor horeca: vast, flexi en student in één week.

Checklist: waar een Belgisch horecarooster aan moet voldoen

Vijf dingen die elke week terugkomen. De bedragen en termijnen komen van de FOD Werkgelegenheid en de RSZ, gecontroleerd op 19 september 2026; de bronnen staan onder deze lijst. Wat precies voor jouw zaak geldt, bevestigt je sociaal secretariaat.

1. Deeltijders met een variabel rooster: minstens zeven werkdagen vooraf

Een deeltijder met een vast rooster heeft dat rooster in zijn arbeidsovereenkomst staan. Werkt hij met een variabel rooster, dan krijgt hij zijn concrete rooster met een schriftelijk en gedateerd bericht, minstens zeven werkdagen vooraf. Een cao kan die termijn inkorten, maar nooit tot minder dan drie werkdagen. Dat bericht ligt ter inzage waar je arbeidsreglement ligt, en je bewaart het daarna een jaar. Het rooster voor volgende week stuur je dus niet op vrijdag rond. Hoe je zo’n week opbouwt, met een uitgewerkte voorbeeldweek van een brasserie, lees je bij de gratis tool om een werkrooster te maken.

2. Flexi-jobs: minstens €13,04 per uur, en 4/5 elders in T-3

In de horeca mag het flexiloon sinds 1 september 2026 niet lager zijn dan €12,11 per uur, plus minstens €0,93 flexivakantiegeld per uur: samen €13,04. Daarop betaal je als werkgever één bijzondere bijdrage van 28%, berekend op het volledige loon, flexivakantiegeld inbegrepen. Een flexi-jobber moet in het kwartaal T-3, drie kwartalen vóór het kwartaal van de flexi-job, bij een of meer andere werkgevers minstens 4/5 van een voltijdse betrekking gewerkt hebben. Wettelijk gepensioneerden hoeven daar niet aan te voldoen. Je sluit eerst een schriftelijke raamovereenkomst, en elke flexi-opdracht krijgt een Dimona van het type FLX. Hoe je flexi’s naast je vaste ploeg inplant voor de pieken die je pas laat ziet aankomen, staat op flexi-jobs plannen.

3. Studenten: 650 uur per kalenderjaar, en dat pakket is van de student

Een jobstudent werkt de eerste 650 uur van een kalenderjaar tegen verlaagde solidariteitsbijdragen: 2,71% voor de student en 5,42% voor jou. Dat urenpakket hoort bij de student, niet bij je zaak. Uren die hij elders werkte of die in een Dimona gereserveerd staan, gaan er al af. Het saldo raadpleeg je via Student@work: je vraagt de student om zijn attest voor een toekomstige werkgever, met de toegangscode erop. Met de studentenuren-rekenmachine reken je na hoeveel uur er dit jaar nog in zit voor je hem voor de zomer inplant.

4. PC 302: het loon hangt aan de functie

De horeca valt onder paritair comité 302, het comité voor het hotelbedrijf. Het minimumloon van je medewerker hangt af van zijn functiecategorie (er zijn er negen) en zijn functiejaren, en die bedragen worden geïndexeerd. Een rooster kent geen barema’s, maar een kostenraming wel: vul je in SuperHoreca de uurlonen in, dan toont het rooster vanaf Pro per dag de geplande uren en de loonkost. De bedragen per categorie staan in de gids over het loonbarema horeca 2026.

5. De uren gaan naar je sociaal secretariaat

Dimona-aangiftes, de loonberekening en de loonfiches doet je sociaal secretariaat. SuperHoreca doet dat bewust niet. Wat je wel krijgt, op elk plan: de week als Excel, CSV of pdf, met datum, persoon, functie, begin, einde, uren en notities, en een CSV van de effectief geklokte uren. Op Ultra komt daar een HR-link bij die je boekhouder opent zonder account of wachtwoord, en kan je de pdf rechtstreeks naar je secretariaat mailen.

Zo bouw je een week in SuperHoreca

Zes stappen, van een lege account tot een week die op iedereens telefoon staat. De eerste keer duurt het het langst, omdat je ploeg er nog in moet. Daarna begint elke week met een kopie van de vorige.

1. 1

   Maak je zaak aan

   Registreren gaat met je e-mailadres of je Google-account. Daarna zet je je rollen klaar, zoals bar, zaal, keuken en afwas. Die rollen zijn de rijen van je week.

2. 2

   Nodig je ploeg uit

   Je stuurt een uitnodiging via WhatsApp of deelt de teamcode. Per persoon zet je de contractvorm en, als je wil, de contracturen en een uurloon. Wie meedoet, werkt in de browser van zijn telefoon.

3. 3

   Laat iedereen zijn beschikbaarheid invullen

   Per dag duidt je medewerker aan of hij kan, eventueel met een tijdvenster, en hoeveel shifts of uren hij per week maximaal wil. Verlof vraagt hij aan in de app; jij keurt het goed of af.

4. 4

   Sleep de shifts in de week

   Je sleept iemand op een dag, of maakt een shift en wijst hem later toe. Staat de week goed, dan kopieer je ze naar de volgende weken en pas je alleen aan wat verschilt. Terwijl je plant, waarschuwen labels op de shift: LEAVE (goedgekeurd verlof), CLASH (twee shifts tegelijk), OFF (onbeschikbaar), MAX (boven het eigen maximum), OVERTIME (boven de contracturen) en PART (maar een deel van de shift beschikbaar).

5. 5

   Stuur de week

   Eén knop opent WhatsApp met een kant-en-klaar bericht en een link naar het rooster; jij kiest de groep en drukt op verzenden. Mailen kan ook, zo vaak je wilt — ook op Free. En elk teamlid kan zijn eigen shifts laten verschijnen in Google Calendar, Apple Calendar of Outlook.

6. 6

   Werk de week bij terwijl ze loopt

   Een open shift stuur je naar je ploeg: wie kan, meldt zich aan en jij kiest. Een ruil tussen collega’s komt bij jou binnen om goed te keuren. Met de prikklok, via een QR-code op een tablet of op de eigen telefoon, klokt je ploeg in en uit, op elk plan. Geklokt tegenover gepland, naast het rooster, zit op Ultra.

Wat het kost

De prijzen staan op de site, zonder offerte en zonder prijs per medewerker. Alle prijzen zijn exclusief btw.

Elke nieuwe account start met 30 dagen Ultra, zonder kaart. Kies je daarna niets, dan loopt je account gewoon verder op Free. Opzeggen doe je zelf in het klantenportaal. Gastreservaties zitten in elk plan, zonder kost per boeking: zie het reservatiesysteem zonder commissie.

Voor wie dit gemaakt is

Voor cafés, brasserieën, restaurants en hotels die elke week opnieuw plannen, met een ploeg waarin vaste mensen, flexi’s en studenten door elkaar lopen. In een stad met veel studenten ziet dat er anders uit: blokperiodes, examens, en een zomer waarin iedereen plots zes dagen kan. Daarover gaat planning software voor Gent.

Het product wordt gebouwd door een klein team rond Gaetan, die zelf een horecazaak runt en er elke week het rooster van maakt. Niet voor jou: wie één systeem zoekt dat ook de lonen berekent en de Dimona doet. Dat is het werk van je sociaal secretariaat, en SuperHoreca geeft het de uren.