Software voor evenementen bestaat. Alleen zit ze meestal in een andere tool dan je rooster.

Je maakt een evenement aan met de dagen die het echt inneemt, en elke dag krijgt zijn eigen type: opbouw, eventdag, afbouw. Een opbouwdag heeft zelden dezelfde uren als de avond waarvoor hij bouwt, dus elke dag draagt zijn eigen deur- en sluitingsuur. Op het weekrooster verschijnt het evenement als een chip op de betrokken dagen, in de accentkleur die jij eraan geeft, zodat iedereen die het rooster opent meteen ziet waarom zaterdag er anders uitziet.

Zolang een evenement in concept staat zien alleen managers het. Pas als je het bevestigt, ziet het team het. En als het afgelast wordt, blijven de shifts staan met een vlag erbij — ze stilletjes verwijderen zou uren wissen waar mensen hun week al rond gepland hadden. Dat is een bewuste keuze: een afgelaste avond is een gesprek met je ploeg, geen stille delete.

Verhuist het feest naar een andere datum, dan vertrekt er geen mail per klik. Elke wijziging zet een stempel, en zodra het schuiven even stil ligt gaat er één samenvattende melding uit met wat erbij is gekomen en wat is weggevallen sinds je zaak het laatst gehoord heeft. Wie tijdens het schuiven van gedachten verandert en op de oude datum uitkomt, stuurt niets.

Het draaiboek is een tijdlijn op de klok aan de muur: 17:00 soundcheck, 19:00 deuren, 22:00 dj op, 02:00 laatste ronde. Elke lijn hangt aan één dag, of aan het hele evenement als het een staande afspraak is. Het is leesbaar op een gsm achter de toog en het is afdrukbaar voor wie liever een blad in zijn zak steekt.

Daarnaast staan de contacten: de zaalverantwoordelijke, de security, de dj, de nicht van de bruid die alles regelt. Per contact bepaal je of je ploeg het te zien krijgt. Standaard staat dat uit, want het nummer van de security hoort op elke telefoon en dat van de boeker niet.

Er is ook een checklist en een deurlijst. Die deurlijst houdt namen bij met hun aantal plus-personen, en je vinkt aan wie binnen is — wat je nodig hebt op een privéfeest waar de gastenlijst het toegangsbeleid ís.

De teambriefing is het stuk tekst dat iedereen leest vóór de avond: wie waar staat, wat de klant beloofd is, welke bar dicht blijft, waar de nooduitgang vrij moet blijven. Je schrijft eraan in stukjes, tussen twee services door. Er gebeurt niets tot je op publiceren duwt. Pas dan wordt hij zichtbaar en krijgt iedereen die die avond werkt een melding — een half afgewerkte briefing belandt nooit op iemands telefoon.

Daarna zie je een teller: gelezen door 8 van 12 die dagen werken — de noemer is de ploeg die op de eventdagen staat, niet je hele team. Niet wie het niet gelezen heeft — dat is een gesprek, geen dashboard. Alleen het getal, want dat is het enige wat je moet weten om te beslissen of je nog eens moet rondbellen. Herpubliceer je een gewijzigde briefing, dan telt een oude lezing niet meer mee: wie de nieuwe versie niet gezien heeft, staat weer open.

Kosten leg je vast als lijnen met een categorie — artiest, productie, security, marketing, huur, catering — telkens met een budget en later een werkelijk bedrag. Een leeg budget is niet hetzelfde als nul: "nog niets afgesproken" en "gratis" zijn twee verschillende feiten, en de tool houdt dat verschil vast.

Aan de opbrengstkant staan je omzetlijnen en, als je met tickets werkt, de verkochte aantallen — met de hand geteld, via CSV of uit een externe ticketfeed. SuperHoreca verkoopt zelf geen tickets en int geen geld; het houdt bij wat er verkocht is zodat de rekening compleet is.

De personeelskost typt niemand in. Die komt uit het rooster: de shifts die op die dagen staan, aan het all-in uurtarief dat je per medewerker hebt ingegeven. Verschuif je een shift, dan verschuift de kost mee. Onderaan staat wat er overblijft, en het geheel gaat als CSV naar je boekhouder. Voor een zaak die op zaterdag twee flexi’s en een student extra inzet, is dat het verschil tussen weten en gokken wat een feest opbrengt.

Je krijgt een publieke aanvraagpagina en een widget die je op je eigen website plakt. De gast kiest uit de soorten feesten die jij zelf hebt ingesteld — dus "communiefeest" en "personeelsfeest" als dat is wat jij doet, niet een lijst die iemand anders bedacht heeft — en uit budgetbanden die jij bepaalt. Boven het formulier zet je je eigen huisregels: minimum aantal personen, wat je niet doet, vanaf wanneer je pas boekt.

De datum mag flexibel zijn, of helemaal ontbreken. "Ergens in oktober, wat jullie past" is een echte aanvraag en een echte lead; een formulier dat een exacte datum eist verandert die lead in een afgebroken formulier. Je mag er tot vijf eigen vragen bij zetten, en niet meer — elk extra vakje is een reden om af te haken op een formulier dat één taak heeft.

Een aanvraag wordt gemeld aan je managers en aan de extra adressen die je opgeeft. Ze wordt géén evenement: iemand van jou leest ze, en als hij ze omzet krijgt hij een concept. Er komt niets bij je team terecht op het gezag van een formulier dat een vreemde heeft ingevuld.

Dit is het stuk dat een losse eventtool nooit voor je oplost: als je zaal zaterdag privé verhuurd is, mogen er geen gewone reservaties meer binnenlopen. Omdat evenementen en reservaties hier in hetzelfde systeem zitten, kan het evenement plaatsen van je boekingspagina halen.

Bevestig je een evenement, dan houdt het standaard het verwachte aantal gasten vast vanaf het deuruur. Wil je de hele dag dicht, dan zet je het op volledig en gaat elk servicemoment van die dag uit de verkoop — anders laat een clubavond die om 22:00 begint de slots van 19:00 gewoon openstaan. Concepten en kopieën houden niets vast, want een datum waar nog niets over beslist is hoort je zaal niet te blokkeren.