Gratis werkrooster maken voor je horecazaak

Zo bouw je een weekrooster voor je café of restaurant

Een horecarooster begin je niet bij je mensen, maar bij je openingsuren. Schrijf per dag op wanneer de deur opengaat, wanneer de keuken open is en wanneer de laatste klant buiten staat. Pas daarna zet je er namen op. Wie het andersom doet, plant rond wie toevallig kan en ontdekt op vrijdagavond dat er niemand achter de toog staat. Vul de template hierboven dus eerst in met de shifts die je zaak nodig heeft, en pas dan met wie ze draait.

Openen en afsluiten

De eerste shift begint niet op het openingsuur. Iemand moet de kassa openen, de koffiemachine opwarmen, het terras zetten en de mise-en-place nakijken voor de eerste klant binnenkomt. Aan het einde van de dag hetzelfde: afrekenen, de kassa tellen, poetsen en afsluiten gebeurt na de laatste klant, niet ervoor. Tel die voorbereiding en die afsluittijd mee in de shift, anders werkt je opener elke dag onbetaald of begint hij te laat. Zet de opener en de sluiter als eerste in het rooster en geef die shifts bij voorkeur aan vaste mensen die de sleutel, het alarm en de kassaprocedure kennen.

Pieken opvangen

Drukte komt in golven: de lunch, het aperitiefuur, het diner en in de meeste zaken de vrijdag- en zaterdagavond. Laat daarom niet iedereen op hetzelfde uur beginnen. Laat extra handen instromen vlak voor de piek en weer vertrekken zodra die voorbij is: een shift van 18:00 tot 22:00 dekt een dinerpiek beter dan een tweede volle dagshift die om 15:00 al stilstaat. Welke uren echt druk zijn, zie je in je kassa: de omzet per uur van de voorbije weken zegt meer dan je gevoel. Leg ook vooraf vast wat je doet als het mooi weer wordt en het terras volloopt. Die extra handen ken je niet een week vooraf, en daar zijn flexi-jobbers voor (zie verder).

Gesplitste diensten

In de keuken is de gesplitste dienst klassiek: lunch in de voormiddag, een pauze in de namiddag, diner 's avonds. Je spaart er een tweede kok mee, maar het is zwaar voor wie hem draait. Twee dingen om op te letten. De onderbreking telt niet als arbeidsduur zolang je medewerker echt vrij is: de wet omschrijft arbeidsduur als de tijd waarin het personeel ter beschikking van de werkgever staat. En zet beide blokken zichtbaar in het rooster, zodat iedereen weet wanneer hij terug verwacht wordt. In de template typ je gewoon 10:30–14:30 / 18–22 in één vak.

Rust tussen twee shifts

Elke werknemer heeft per periode van 24 uur recht op minstens 11 opeenvolgende uren rust. Wie zaterdag om 01:00 afsluit, kan zondag dus in principe niet om 10:30 openen: daar zit maar 9,5 uur tussen. De FOD Werkgelegenheid noemt werk met opgesplitste werkperiodes, met restaurants als voorbeeld, bij de uitzonderingen op die regel. Plan de 11 uur toch als standaard en vraag je sociaal secretariaat wat voor jouw zaak geldt. Wie langer dan 6 uur werkt, heeft recht op een pauze. Hoe lang die is, regelt de cao; zonder regeling is het minstens een kwartier. De wettelijke grenzen van de arbeidsduur zijn 8 uur per dag en 38 uur per week, maar een sectorale cao kan andere grenzen vastleggen die in de plaats komen.

De Belgische regels die je rooster raken

Deeltijdse medewerkers: het rooster moet vooraf gekend zijn

Een deeltijder met een vast rooster heeft dat rooster in zijn schriftelijke arbeidsovereenkomst staan. Werkt hij met een variabel rooster, dan legt je arbeidsreglement het kader vast: het dagelijkse tijdvak waarbinnen hij kan werken, de dagen van de week, en de minimale en maximale arbeidsduur per dag en per week. Binnen dat kader deel je het concrete rooster mee met een schriftelijk en gedateerd bericht, minstens zeven werkdagen vooraf. Een algemeen verbindend verklaarde cao kan die termijn inkorten, maar nooit tot minder dan drie werkdagen. Vraag je sociaal secretariaat welke termijn voor jouw paritair comité geldt.

Dat bericht moet te vinden zijn op de plek waar je arbeidsreglement ter inzage ligt, zolang het rooster loopt, en daarna bewaar je het nog een jaar. Werkt een deeltijder buiten zijn rooster, dan registreer je die afwijking: op papier volgens het wettelijke model, of met een tijdsregistratiesysteem dat aan de voorwaarden voldoet. Doe je dat niet, dan geldt het vermoeden dat hij voltijds werkte, tot jij het tegendeel bewijst. Een variabel rooster voor een deeltijder stuur je dus niet op donderdag rond voor het weekend.

Flexi-jobs: extra handen voor je pieken

Een flexi-jobber moet in het kwartaal T-3 al minstens 4/5 van een voltijdse betrekking gewerkt hebben bij een of meer andere werkgevers; gepensioneerden vallen buiten die voorwaarde. Je sluit eerst een schriftelijke raamovereenkomst. Daarna kan elke flexi-opdracht mondeling per dag of schriftelijk worden afgesproken; spreek je ze mondeling af, dan doe je een dag-Dimona met begin- en einduur. Dat maakt een flexi-jobber de logische kandidaat voor de piekshifts die je pas laat ziet aankomen.

In de horeca bedraagt het minimum sinds 1 september 2026 €12,11 flexiloon plus €0,93 flexivakantiegeld per uur, samen €13,04. Daarop betaal je als werkgever één bijzondere bijdrage van 28%. Hoe je flexi-jobbers naast je vaste ploeg inplant, lees je op flexi-jobs plannen.

Studenten: 650 uur per kalenderjaar

Een jobstudent mag per kalenderjaar 650 uur werken tegen verlaagde solidariteitsbijdragen: 2,71% voor de student en 5,42% voor jou. Dat urenpakket is van de student, niet van je zaak: uren die hij elders werkte, gaan van hetzelfde pakket af. Hoeveel er nog over is, zie je via Student@work. De student bezorgt je een attest met een toegangscode, en daarmee raadpleeg je zijn urenpakket. Tel per student bij hoeveel uur je al hebt ingepland; met de studentenuren-rekenmachine reken je na hoeveel er dit jaar nog in zit.

Voorbeeldweek: een brasserie met zes mensen

Een verzonnen brasserie om de regels hierboven in één week te zien. Open van woensdag tot zondag vanaf 11:30, keuken van 12:00 tot 14:00 en van 18:30 tot 21:30, bar tot 22:30 en op vrijdag en zaterdag tot 00:30. Maandag en dinsdag gesloten. Het team: een chef, een zaalverantwoordelijke en een barman in vaste dienst, een kok met een variabel deeltijds rooster, een flexi-jobber en een student.

Wat je in deze week terugziet:

• Opener en sluiter zijn elke dag iemand in vaste dienst die de kassa en de sleutel kent.
• De kok, de flexi-jobber en de student komen binnen vlak voor de dinerpiek en zijn weg zodra die voorbij is.
• De barman sluit zaterdag om 01:00 en begint zondag om 15:00: 14 uur rust. Laat je hem zondag openen, dan krijgt hij er maar 9,5.
• De zaalverantwoordelijke staat van 10:30 tot 18:00, langer dan 6 uur, dus plan je zijn pauze in de rustige namiddag.
• Het rooster van de kok moet schriftelijk en gedateerd bij hem zijn, minstens zeven werkdagen voor die woensdag.
• De flexi-jobber werkt op basis van zijn raamovereenkomst. Spreek je vrijdag en zaterdag mondeling af, dan doe je voor elke dag een dag-Dimona met begin- en einduur.
• De student werkt deze week 4 + 4 + 5,5 = 13,5 uur. Die gaan van zijn 650 af, samen met wat hij elders werkt.

Wanneer een spreadsheet niet meer volstaat

Deze template, of een Excel-blad, volstaat zolang één persoon het rooster maakt, het team op één A4 past en het rooster zelden verandert. Het punt waarop dat niet meer werkt, herken je meestal aan een van deze dingen:

• elke wijziging betekent vijf berichtjes in de groepschat, en iemand werkt met de oude versie;
• studenten en flexi-jobbers wisselen elke week en je houdt hun uren bij in een tweede tabblad;
• je wil weten wie wanneer kan voor je het rooster maakt, niet erna;
• je moet elke week opnieuw tellen hoeveel uur iedereen gepland staat.

Daarvoor is SuperHoreca gebouwd. Je sleept shifts in een weekrooster, je team geeft zijn beschikbaarheid door en ruilt diensten met jouw goedkeuring, en iedereen ziet zijn rooster op zijn eigen telefoon. Gratis tot 10 medewerkers, zonder kaart. Hoe dat voor een horecazaak werkt met vaste mensen, flexi's en studenten door elkaar, lees je op personeelsplanning voor horeca.