De voorraadlus: bestellen tot vol
Per product leg je vast wat vol betekent in jouw zaak, in de eenheid waarin jij telt: flesjes, bakken, kilo. Daarnaast staat wat er nu ligt. De balk toont het verschil, en de filter Weinig voorraad toont alles wat op de helft of lager staat.
Zet je zo’n product vanuit de catalogus op de bestellijst, dan vult de app zelf het aantal in dat je terug op vol brengt: vol, min wat er ligt, min wat al besteld en nog niet geleverd is. Wat maandag vertrok, bestel je woensdag dus niet nog een keer. In de weergave Weinig voorraad zet één knop alles op de lijst wat nog niet besteld is.
Eerlijk over wat er niet in zit: SuperHoreca is niet gekoppeld aan je kassa en weet dus niet wat er verkocht is. De voorraad verandert op twee manieren: een levering die je incheckt telt erbij op, en een hertelling zet het getal. Is een telling ouder dan drie weken, dan staat erbij hoe oud ze is, zodat je weet wanneer het getal voor het laatst klopte.
Van lijst tot levering
- 1
Zet je leveranciers erin
Naam, e-mailadres, telefoonnummer en, als ze er een hebben, hun webshop. Vul je de besteldagen, het uur waarvoor je moet bestellen en de levertijd in, dan toont de bestellijst iets als "bestel vóór 11:00 → levert do". Dat is een geheugensteun: versturen wordt er nooit door geblokkeerd.
- 2
Kijk de lijst na
Pas aantallen en notities aan en kies een leverancier voor wat nog niet toegewezen is. Wil je de vorige bestelling bij een leverancier herhalen, dan zet één menu-optie haar producten terug op de lijst.
- 3
Verstuur
Bestellingen versturen maakt één mail per leverancier, met de naam van je zaak als afzender, in de taal van je zaak, met een referentie, de gewenste leverdag en je adres onderaan. Jij krijgt een kopie, en wie iets meldde, krijgt een bericht dat het besteld is.
- 4
Lees het antwoord
Antwoordt de leverancier op de mail, dan komt dat antwoord bij die bestelling in de app terecht en krijg je het ook in je eigen mailbox. Terugschrijven kan vanuit de bestelling zelf.
- 5
Check de levering in
Vink uit wat ontbrak: die producten gaan meteen terug op de bestellijst. Een opmerking over een kapotte bak komt in de dagnotities voor de ploeg, en wat binnenkwam telt op bij de voorraad van de producten die je bijhoudt. Een verkeerde check-in maak je ongedaan.
Liever via WhatsApp of de webshop?
Sommige leveranciers werken liever met WhatsApp. Heeft een leverancier een telefoonnummer, dan opent SuperHoreca WhatsApp met de bestelling al uitgetypt, en druk jij zelf op verzenden. Een WhatsApp Business-account heb je daarvoor niet nodig. Werkt een leverancier met een webshop, dan staat de link naast zijn naam op de bestellijst.
Een rechtstreekse koppeling met de systemen van een groothandel is er vandaag niet. Een bestelling vertrekt als mail naar het adres van de leverancier zelf, of als WhatsApp-bericht vanaf je eigen telefoon. Wat wel gekoppeld is, staat op integraties.
Naast je planning, niet in een apart pakket
Bestellen zit in dezelfde app als je planning en je prikklok. De ploeg die je inplant met personeelsplanning horeca en die inklokt met de tijdsregistratie, meldt ook wat op is. Wat die ploeg per dag kost, lees je op personeelskost horeca.
Zoek je receptuur, een kostprijs per gerecht en afboeking via de kassa, dan zijn MarketMan en Apicbase daarvoor gebouwd. Hoe ze zich tot SuperHoreca verhouden, lees je op alternatief voor MarketMan en alternatief voor Apicbase.